نحوّل الطلبات والاعتمادات الورقية والبريدية إلى مسارات رقمية واضحة: نماذج إلكترونية، وتوجيه تلقائي حسب القواعد، وتنبيهات، ولوحة تُظهر أين يقف كل طلب، باستخدام أدوات مثل Power Automate وn8n.
«أين وصل طلبي؟» سؤال يتكرر في كل مؤسسة تعتمد على البريد الإلكتروني والنماذج الورقية لإدارة الطلبات الداخلية.
طلب شراء صغير يحتاج إلى توقيع المدير ثم المالية ثم المشتريات، فيبقى أياماً في صندوق بريد أحدهم. طلب إجازة يُرسل على واتساب ثم يُنسى. نموذج تهيئة موظف جديد يُطبع ويُوقّع ويُمسح ضوئياً ثم يُرسل مرة أخرى. لا أحد يعرف بدقة عند من يقف الطلب، ولا كم يستغرق كل اعتماد، ولا أين يتكرر التأخير.
النتيجة موظفون يقضون وقتهم في المتابعة الهاتفية، ومدراء يوقّعون دون سياق كافٍ، وإدارة لا تملك بيانات لتحسين الأداء. والأسوأ أن غياب سجل واضح يجعل التدقيق الداخلي والامتثال عملاً مرهقاً في كل مرة، ويضع المؤسسة في موقف صعب عندما يُسأل: من اعتمد هذا الصرف ومتى ولماذا؟
أتمتة سير العمل تحوّل كل طلب داخلي إلى مسار رقمي واضح: نموذج إلكتروني واحد، وقواعد توجيه محددة، وتنبيهات تلقائية، وسجل كامل لكل خطوة.
قبل بناء أي سير عمل نراجع مسار الاعتماد الحالي. كثيراً ما نجد اعتمادات يمكن حذفها للمبالغ الصغيرة، أو خطوات متوازية تُنفّذ بالتتابع دون داعٍ. نتفق معك على مصفوفة صلاحيات واضحة قبل الأتمتة.
نصمم نماذج إلكترونية باللغتين العربية والإنجليزية تتحقق من البيانات عند الإدخال، وتسحب المعلومات المعروفة تلقائياً مثل بيانات الموظف أو المورد. ثم يُوجَّه الطلب حسب القواعد: المبلغ، والقسم، ونوع الطلب.
يصل المعتمد إشعار عبر البريد أو Microsoft Teams أو واتساب حسب ما يناسب مؤسستك، ويمكنه الاعتماد من الجوال. إذا تجاوز الطلب المدة المحددة يُصعَّد تلقائياً أو يُذكَّر المعتمد.
لوحة تُظهر حالة كل طلب، ومتوسط زمن الاعتماد، ونقاط التأخير المتكررة. هذه البيانات تتيح لك تحسين العملية باستمرار بدل الاعتماد على الانطباعات.
نعمل مع أدوات مثل Microsoft Power Automate للمؤسسات التي تعتمد على Microsoft 365، وأدوات مثل n8n عندما تكون الاستضافة الذاتية والتحكم الكامل بالبيانات أولوية. نختار الأداة بعد فهم العملية وبيئتك التقنية، لا قبل ذلك. ونحرص على أن يستطيع فريقك تعديل النماذج والقواعد البسيطة بنفسه دون الحاجة إلينا في كل تغيير صغير.
إذا احتاج سير العمل إلى إدخال بيانات في نظام قديم، نضيف روبوتاً برمجياً RPA. وإذا احتاج إلى مزامنة مع ERP أو CRM، نعتمد على التكامل وربط الأنظمة. ولإنشاء الخطابات والعقود من الطلب المعتمد نستخدم أتمتة المستندات.
هذه الخدمة جزء من أتمتة العمليات. لأمثلة على العمليات المناسبة، اقرأ 10 عمليات يمكن أتمتتها اليوم.
نرسم مسارات الطلبات الحالية ونحدد نقاط التأخير والاعتمادات الزائدة.
نتفق على المسار الجديد ومصفوفة الصلاحيات، ونصمم النماذج والقواعد.
نبني سير العمل ونختبره مع مجموعة تجريبية من المستخدمين.
نطلق على مراحل وندرّب المستخدمين ونتابع مؤشرات الاستخدام وأزمنة الاعتماد.
1
يوم عمل لفتح حساب أفراد بدل ثلاثة أيام
مثال توضيحي لكيفية تبسيط رحلة فتح حسابات الأفراد وإجراءات اعرف عميلك في بنك عُماني، عبر سير عمل موحد وقراءة ذكية لمستندات العملاء، مع الحفاظ على ضوابط الامتثال وسجل التدقيق.
اقرأ دراسة الحالة55%
من الحجوزات تتم عبر المساعد دون تدخل بشري
مثال توضيحي لمساعد واتساب عربي يحجز ويعدّل ويلغي المواعيد على مدار الساعة لمجموعة عيادات في مسقط، مرتبط مباشرة بنظام إدارة العيادات، مع تذكيرات آلية وتحويل سلس للموظف عند الحاجة.
اقرأ دراسة الحالةدليل عملي لحساب العائد على الاستثمار من الأتمتة خطوة بخطوة: وفورات الوقت والأخطاء، وتكاليف التنفيذ والترخيص والصيانة، وفترة الاسترداد، مع مثال كامل بالريال العماني يساعدك على اتخاذ قرار مبني على أرقام.
من أتمتة الفواتير والمحاسبة إلى أتمتة الموارد البشرية وخدمة العملاء: عشر عمليات يومية يمكن لشركتك أتمتتها الآن، مع ما يتغير قبل الأتمتة وبعدها، وكيف تختار العملية الأولى التي تحقق أسرع عائد.
احجز استشارة مجانية مدتها 30 دقيقة. سنرسم معك خريطة عملية واحدة ونوضّح أين يكمن التوفير، دون أي التزام.
