ننشئ العقود والخطابات وعروض الأسعار من قوالب معتمدة، ونستخرج البيانات من الفواتير والنماذج ذات الشكل الثابت، ونرسلها للتوقيع والأرشفة تلقائياً، لتقل الأخطاء ويتسارع إنجاز المعاملات.
«نعيد كتابة العقد نفسه كل أسبوع، ونقرأ مئات الفواتير لننقل أرقامها إلى النظام.»
المستندات في قلب أغلب العمليات: فواتير الموردين، وعقود العملاء، وعروض الأسعار، وخطابات الموظفين، ونماذج الطلبات. وفي كثير من المؤسسات ما زال التعامل معها يدوياً: نسخ قالب قديم من ملف Word وتعديله، وكتابة أرقام الفاتورة في النظام المحاسبي، وطباعة المستند للتوقيع ثم مسحه ضوئياً وإرساله بالبريد.
النتيجة أخطاء في الأسماء والمبالغ، ونسخ متعددة من القالب نفسه لا يعرف أحد أيها المعتمد، وفواتير تتأخر عن موعد سدادها، ووقت طويل في البحث عن مستند قديم عند التدقيق. ومع ازدياد حجم الأعمال يتضاعف هذا العبء على فرق المالية والموارد البشرية والمبيعات، ويصبح التوظيف الإضافي هو الحل الوحيد المتاح لمجرد مواكبة الحجم.
أتمتة المستندات تعالج المستندات في الاتجاهين: إنشاء المستندات الصادرة تلقائياً، واستخراج البيانات من المستندات الواردة.
نحوّل العقود والخطابات وعروض الأسعار إلى قوالب ذكية تُملأ تلقائياً من بيانات النظام: اسم العميل، والمبالغ، والبنود، والتواريخ. نسخة واحدة معتمدة من كل قالب، باللغتين العربية والإنجليزية، مع ضبط اتجاه النص والأرقام بشكل صحيح.
للفواتير والنماذج ذات الشكل الثابت، مثل فواتير الموردين المتكررين أو النماذج الداخلية الموحدة، نستخرج الحقول المطلوبة تلقائياً ونطابقها مع أوامر الشراء قبل إدخالها في النظام المحاسبي. ما لا يتطابق يُحوَّل إلى موظف للمراجعة.
نربط المستند بمسار توقيع إلكتروني واعتماد واضح، ثم يُحفظ تلقائياً في مكانه الصحيح مع تسمية موحدة وبيانات وصفية تسهّل البحث والتدقيق.
أتمتة المستندات التقليدية تعمل بكفاءة عندما تكون المستندات منظمة ومتشابهة الشكل. أما عندما تتنوع أشكال الفواتير من مئات الموردين، أو تكون المستندات ممسوحة بجودة متفاوتة أو مكتوبة بخط اليد أو تحتاج إلى فهم النص، فالأنسب معالجة المستندات الذكية المعتمدة على الذكاء الاصطناعي. نقيّم مستنداتك ونوصي بالأسلوب المناسب، وكثيراً ما نجمع بينهما.
قبل الأتمتة نوحّد القوالب، ونقلل عدد النسخ، ونتفق مع الموردين أحياناً على صيغة فاتورة موحدة. هذه الخطوة البسيطة ترفع دقة الاستخراج كثيراً، وتقلل عدد الحالات التي تحتاج إلى مراجعة بشرية، وتسهّل صيانة القوالب لاحقاً.
المستند جزء من عملية أكبر: نربطه بـأتمتة سير العمل للاعتماد، وبـالتكامل وربط الأنظمة لسحب البيانات وإرسالها، وبـالروبوتات البرمجية RPA لإدخالها في الأنظمة القديمة.
هذه الخدمة جزء من أتمتة العمليات. لأمثلة إضافية، اقرأ 10 عمليات يمكن أتمتتها اليوم.
نجمع عينات المستندات ونقيس الأحجام ونحدد ما يناسب الأتمتة التقليدية وما يحتاج إلى ذكاء اصطناعي.
نوحّد القوالب ونصمم الحقول وقواعد المطابقة ومسارات التوقيع والأرشفة.
نبني القوالب والاستخراج ونختبرهما على مستندات حقيقية حتى تستقر الدقة.
نطلق على مراحل، ونراجع الاستثناءات، ونحسّن القواعد بناءً على النتائج.
75%
انخفاض في وقت إدخال الفواتير يدويًا
مثال توضيحي لكيفية تبسيط ثم أتمتة معالجة فواتير الموردين ومستندات التخليص الجمركي في شركة لوجستيات بمسقط، باستخدام القراءة الذكية للمستندات وروبوتات RPA وربط الأنظمة، دون إضافة موظفين جدد.
اقرأ دراسة الحالةدليل عملي لحساب العائد على الاستثمار من الأتمتة خطوة بخطوة: وفورات الوقت والأخطاء، وتكاليف التنفيذ والترخيص والصيانة، وفترة الاسترداد، مع مثال كامل بالريال العماني يساعدك على اتخاذ قرار مبني على أرقام.
من أتمتة الفواتير والمحاسبة إلى أتمتة الموارد البشرية وخدمة العملاء: عشر عمليات يومية يمكن لشركتك أتمتتها الآن، مع ما يتغير قبل الأتمتة وبعدها، وكيف تختار العملية الأولى التي تحقق أسرع عائد.
احجز استشارة مجانية مدتها 30 دقيقة. سنرسم معك خريطة عملية واحدة ونوضّح أين يكمن التوفير، دون أي التزام.
