مثال توضيحي لكيفية تبسيط ثم أتمتة معالجة فواتير الموردين ومستندات التخليص الجمركي في شركة لوجستيات بمسقط، باستخدام القراءة الذكية للمستندات وروبوتات RPA وربط الأنظمة، دون إضافة موظفين جدد.
تدير الشركة عمليات شحن وتخليص جمركي وتخزين لعملاء في قطاعات التجزئة والصناعة، عبر ميناء صحار والمنطقة الحرة ومستودعات في مسقط. ومع نمو الأعمال، أصبحت أتمتة فواتير شركات اللوجستيات مسألة ضرورية لا رفاهية.
كان فريق الحسابات يستقبل شهريًا نحو 2,500 فاتورة من الخطوط الملاحية وشركات النقل والموانئ، بصيغ PDF وصور ممسوحة وبعضها بالعربية وبعضها بالإنجليزية. يُدخل الموظفون بيانات كل فاتورة يدويًا في نظام تخطيط الموارد، ثم يطابقونها مع ملف الشحنة.
وفي الجانب الآخر، كان فريق التخليص ينسخ بيانات الفاتورة التجارية وقائمة التعبئة إلى بوابة الجمارك يدويًا. أدى ذلك إلى:
لم تكن المشكلة في عدد الموظفين، بل في إجراء معقد وبيانات مكررة بين ثلاثة أنظمة لا يتحدث أحدها مع الآخر.
طبّقنا منهجيتنا اكتشف ← بسّط ← أتمِت ← طوّر، وبدأنا بتبسيط الإجراء قبل أي أتمتة.
رسمنا دورة الشحنة من استلام المستندات حتى تحصيل الفاتورة، فوجدنا سبع خطوات إدخال ومراجعة يمكن دمجها أو حذفها. وحّدنا قائمة رسوم الخدمات، وحددنا ملف الشحنة في نظام تخطيط الموارد مصدرًا وحيدًا للبيانات.
يعمل الحل داخل بيئة الشركة السحابية في المنطقة، مع صلاحيات منفصلة لفريقي الحسابات والتخليص، وسجل يوضح من راجع كل مستند ومتى. وتبقى كل موافقة مالية أو جمركية بيد موظف مخوّل، فالأتمتة تجهّز العمل ولا تتخذ القرار نيابة عن الفريق.
نراجع شهريًا الحالات التي أُحيلت للمراجعة البشرية، ونستخدمها لتحسين النموذج والقواعد، فتقل نسبة الاستثناءات شهرًا بعد شهر. وتعرّف على حلولنا الأخرى في قطاع اللوجستيات وأتمتة المستندات.
“لم نُضِف موظفين رغم نمو الشحنات. الفريق اليوم يراجع الاستثناءات بدل أن يطبع البيانات طوال اليوم.”
1
يوم عمل لفتح حساب أفراد بدل ثلاثة أيام
مثال توضيحي لكيفية تبسيط رحلة فتح حسابات الأفراد وإجراءات اعرف عميلك في بنك عُماني، عبر سير عمل موحد وقراءة ذكية لمستندات العملاء، مع الحفاظ على ضوابط الامتثال وسجل التدقيق.
اقرأ دراسة الحالة55%
من الحجوزات تتم عبر المساعد دون تدخل بشري
مثال توضيحي لمساعد واتساب عربي يحجز ويعدّل ويلغي المواعيد على مدار الساعة لمجموعة عيادات في مسقط، مرتبط مباشرة بنظام إدارة العيادات، مع تذكيرات آلية وتحويل سلس للموظف عند الحاجة.
اقرأ دراسة الحالةاحجز استشارة مجانية مدتها 30 دقيقة. سنرسم معك خريطة عملية واحدة ونوضّح أين يكمن التوفير، دون أي التزام.
